Esta semana les hablamos de un tema de rabiosa actualidad, como es la utilización, por los trabajadores, de herramientas de trabajo como el email, internet o el teléfono.
Hoy en día, es extraño encontrar empresas en que no se utilicen las nuevas tecnologías y, por lo tanto, son muchos los trabajadores que operan diariamente con un ordenador o un teléfono de la empresa.
Desde luego, el mal uso de estas herramientas de trabajo, desatendiendo las tareas propias del trabajo encomendado, supone una transgresión de la buena fe contractual y un abuso de confianza. Sin embargo, habrá que analizar cada caso individualmente para valorar si el uso inadecuado ha sido excesivo, comprobar en qué momento de la jornada laboral se produjo, y, en definitiva, determinar si la conducta del trabajador tiene la gravedad necesaria para la justificación de la sanción.
No obstante, muchas compañías ven frustradas sus intenciones disciplinarias para con sus trabajadores, al revocarse las sanciones impuestas o los despidos realizados, y ello es debido, fundamentalmente, a no haber cumplido con las exigencias al respecto.
Y es que para poder ejercer válidamente la potestad disciplinaria de la empresa, es requisito indispensable haber advertido a los trabajadores que los recursos de la empresa sólo pueden ser usados para asuntos relacionados con el trabajo, así como que la empresa se reserva el derecho a rastrear la navegación de sus ordenadores.
Asimismo, la empresa debe establecer reglas de uso de los medios informáticos y de comunicación facilitados a los trabajadores. Recomendamos incluso, para determinados puestos de trabajo, incluir en el contrato de trabajo una cláusula en al que se indique la prohibición de utilizar los recursos de la compañía para asuntos no relacionados con el negocio, y la posibilidad de revisión y control por parte de la empresa.
También hay que tener muy en cuenta, que la acusación de utilizar, por ejemplo, Internet para usos ajenos al trabajo, se debe basar en pruebas obtenidas lícitamente y que no atenten al derecho fundamental a la intimidad del trabajador, ni el secreto de las comunicaciones. Así las cosas, para que las pruebas utilizadas sean lícitas es vital la existencia de una prohibición expresa de uso, extra laboral, de las herramientas de trabajo, como el correo electrónico o el móvil, y que la medida empresarial resulte justificada, idónea y necesaria.
En fin, recuerde que es positivo crear una normativa interna sobre comunicaciones electrónicas y telefónicas o un manual del empleado, comunicar a sus trabajadores las reglas de utilización de los medios telemáticos que pone a su disposición, indicando las consecuencias del incumplimiento y también que la empresa se reserva el derecho a revisar el uso efectuado.
Aun con este comunicado, no se precipite si ve que algún empleado hace un uso indebido. Antes de sancionar, recuerde que las sanciones deben ser proporcionadas (no estaría justificada una suspensión de empleo y sueldo por haber “pillado” a un empleado conectándose a alguna web de forma esporádica).Los tribunales suelen exigir, además, que la conexión a Internet vaya acompañada de una disminución continuada del rendimiento de trabajo. Si esta disminución no se produce, será más difícil poder justificar el despido.
Para terminar, les dejamos un texto tipo que podría formar parte de la Normativa Interna de su empresa sobre las comunicaciones electrónicas y telefónicas:
“No se permite a aquellos empleados autorizados, navegar por Internet o malgastar tiempo excesivo “chateando” por e-mail con propósitos personales y privados en horarios de trabajo. Asimismo, está prohibido que los empleados usen el e-mail con el propósito de enviar cualquier información no relacionada con la empresa. El tiempo excesivo de conexión constituye pérdida de productividad y uso no autorizado del tiempo de la empresa. Aquellos empleados que sean descubiertos infringiendo estas normas, podrán ser sometidos a sanciones disciplinarias de acuerdo con los procedimientos disciplinarios internos.
Entrar en páginas web de carga sexual explícita, o cargar y enviar pornografía o material obsceno, así como utilizar Internet para realizar apuestas u otras actividades ilegales, se considera conducta inapropiada y puede ser causa de despido según los procedimientos disciplinarios internos.
La empresa se reserva el derecho a controlar los e-mails de los empleados y el uso de Internet, durante auditorías rutinarias del sistema de ordenadores, y en casos determinados de sospecha de uso ilícito, excesivo o no autorizado. Los propósitos de dicha vigilancia son: promover la productividad y eficacia, razones de seguridad, garantizar que no existe un uso no autorizado del tiempo de la empresa, asegurar la gestión ininterrumpida de la empresa si un empleado se ausenta y las comunicaciones deben ser verificadas (…)
Cuando se controlen los emails, la empresa, salvo en circunstancias excepcionales, se limitará a observar la dirección de destino y el encabezado de los mismos. Sin embargo, cuando las circunstancias lo justifiquen, la empresa podrá abrir e-mails y acceder al contenido. Siempre que ello sea así, se procederá a la revisión, habiendo avisado al empleado con antelación y en presencia de éste y un representante laboral, o bien otro compañero. En este caso, la empresa evitará, si es posible, abrir e-mails marcados como personales o privados.
La empresa se reserva el derecho a denegar o retirar el acceso al e-mail o Internet a cualquier empleado.
Las líneas telefónicas de la empresa son de uso exclusivo de los empleados, en lo que a negocios de la empresa se refiere. La empresa tolerará la realización limitada de llamadas telefónicas personales para asuntos domésticos. Sin embargo, no se permite la realización excesiva de llamadas personales. Esto incluye conversaciones largas y casuales y llamadas de tarifa elevada. El tiempo excesivo en una llamada personal no sólo conlleva una pérdida de productividad, sino que, además, constituye un uso prohibido del tiempo de la empresa. Si ésta descubre que la línea de teléfono se ha utilizado de manera excesiva para realizar llamadas personales, se aplicarán los procedimientos disciplinarios internos, y el empleado deberá abonar el coste de las llamadas personales realizadas.
Las llamadas personales deben de ser calculadas para causar una mínima interrupción en el trabajo del empleado, y deben ser hechas, como regla general, durante el tiempo del “bocadillo”, excepto en casos de emergencia.
Los empleados deben estar al corriente de que las llamadas realizadas y recibidas en la red telefónica de la empresa serán vigiladas de manera rutinaria, con el fin de evaluar el rendimiento de los empleados, asegurar la satisfacción del cliente y verificar que no existe un abuso del uso de la red telefónica.”